Rentotapaus podcast jakso 8 Hanna Martikainen Tiedos - digikaaos kuriin ja kansiot kuntoon

Sep 08, 2025 |
Twitter

Vieraana Hanna Martikainen, tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä yritysten digijärjestäjä.

Kaikki hukassa? Näin kesytät digikaaoksen ja vapautat tilaa ajattelulle

Haastattelussa tiedonhallinnan asiantuntija ja digijärjestäjä Hanna Martikainen

Sain Rentotapaus-podcastiin vieraaksi Hanna Martikaisen, Tiedos-yrityksen perustajan ja tiedonhallinnan kouluttajan. 

Keskustelussa sukelletaan siihen, miten digijärjestys vaikuttaa työhyvinvointiin, ajankäyttöön ja jaksamiseen – ja mitä voit tehdä jo tänään saadaksesi kaaoksen hallintaan.

Kuka on Hanna Martikainen?

Hanna on tiedonhallinnan ja arkistoinnin asiantuntija sekä digijärjestäjä, joka auttaa yrittäjiä ja organisaatioita laittamaan paperit, tiedostot ja dokumentit järjestykseen – ja pitämään ne hallinnassa. Hän tarjoaa koulutuksia, verkkokursseja, oppaita ja työkaluja sekä tekee yhteistyötä mm. koulutustalojen ja oppilaitosten kanssa. Hannalla on myös oma podcast "Järjestysvinkkejä yrittäjälle".

Tavoitteena on luoda yrittäjille ja asiantuntijoille selkeyttä, tasapainoa ja työrauhaa sekä digissä että sen ulkopuolella. Hanna on myös joogaharrastaja ja joogaopettajaopiskelija sekä intohimoinen avantouimari – palautuminen digityöstä on hänelle konkreettinen osa kokonaisuutta.

Miten Tiedos syntyi?

Ajatus Tiedoksesta syntyi, kun Hanna törmäsi termiin "asiantuntijayrittäjä". Hänellä oli jo asiantuntijatausta arkistoinnissa ja tiedonhallinnassa, ja ajatus oman osaamisen tarjoamisesta yrittäjille alkoi tuntua luonnolliselta jatkolta. Taustalla oli myös kokemus sivutoimisesta käsityöyrittäjyydestä – Helmineule-nimisestä yrityksestä – mutta ajan myötä oli selvää, että kouluttaminen ja asiantuntijuus ovat hänen ydintään.

Miten huono tiedonhallinta vaikuttaa hyvinvointiin?

Hanna viittaa Marie Kondon ja Scott Sonensheinin kirjaan Työn ilon löytämisen taika ja kertoo, miten tutkimusten mukaan 90 % ihmisistä kokee, että digiepäjärjestys haittaa työtä. Se laskee tuottavuutta, huonontaa mielialaa ja altistaa stressille, joka voi johtaa vakaviin terveysongelmiin.

Ehkä suurin hinta on kuitenkin ajan hukkaaminen. Tiedostoja etsitään, asioita tehdään uudelleen, ja keskittyminen katoaa. Epäjärjestys kuluttaa aivoja jatkuvalla päätöksenteolla ja digityön kuormitus kasvaa.

Miten digijärjestys helpottaa?

Hannan verkkokurssi "Kansiot kuntoon" on auttanut monia yrittäjiä luomaan toimivia kansiorakenteita ja nimeämiskäytäntöjä. Asiakkaat ovat saaneet selkeyttä, ajansäästöjä ja mielenrauhaa.

Hanna arvioi, että huonolla tiedonhallinnalla voi kadota jopa pari tuntia päivässä pelkkään etsimiseen tai epäselvien asioiden selvittelyyn. Kun tieto on järjestyksessä, aikaa vapautuu siihen, mikä oikeasti on tärkeää.

Konkreettisia vinkkejä johtajille ja asiantuntijoille

  • Aloita kartoituksella: Tuleeko työsähköpostiin asioita, jotka eivät kuulu sinne? Tarvitseeko uutiskirjeet tai muualta tulevat viestit ohjata eri laatikkoon?
  • Palaverien kriittinen tarkastelu: Onko kaikki kokoukset välttämättömiä?
  • Tietokanavien selkeyttäminen: Määritä tiimin kanssa, mitä kanavaa käytetään mihinkin (Teams, sähköposti jne.).
  • Sähköpostin hallinta: Tyhjennä saapuneet, arkistoi ja nimeä kansiot.
  • Järjestelyrutiinit: Aloita päivä 5-15 min digisiivouksella. Aamun selkeä mieli auttaa päättämään, mitä säilyttää ja mitä poistaa.

Kansiorakenteet ja nimeäminen

  • Luo yksinkertainen ja omaan työhön perustuva kansiorakenne.
  • Vältä ääkköisiä tiedostonimissä.
  • Käytä hakusanoja, jotka oikeasti tunnistat ja muistat.

Tekoälyn rooli tiedonhallinnassa

Hanna näkee tekoälyn vielä rajattuna apuvälineenä. Sen hyöty on rajallinen, jos ei ymmärrä tiedonhallinnan periaatteita. Tähän asti Hanna on käyttänyt tekoälyä lähinnä ideoiden luonnosteluun.

Palautuminen digityöstä

Hanna käyttää itse kurssinsa taukoharjoituksia sekä omia joogatreenejään – erityisesti vaativia tasapainoasentoja. Palautumisen kulmakivi hänelle on kuitenkin avantouinti, jota hän harrastaa ympäri vuoden. Se kirkastaa mielen ja vie murheet mennessään.

Hannan yksi vinkki kiireiselle asiantuntijalle:

"Aloita heti. Tee tilannekartoitus: mitkä asiat toimii, mitkä ei. Ja etsi niihin tuki ajoissa."

Unelma digijärjestyksestä

Kaikki turha on karsittu. Tiedot ovat turvassa ja kuormitus minimissä. Aikaa on vapautunut mielekkäisiin, strategisiin ja tulosta tuottaviin tehtäviin.

Tutustu lisää Hanna Martikainen & Tiedos -palveluihin:

Kuuntele koko podcast-jakso ja ota ensimmäinen askel digijärjestyksen suuntaan!


Lataa ilmainen Nukahda nopeammin 5 päivässä -videosarjani:
https://www.rentotapaus.fi/f/nukahdanopeammin

Lataa tästä maksuton rentoutusäänite:
https://www.rentotapaus.fi/f/rentoutushetki

Lukija: Saara Hyvönen
Kansi: Selma Hyvönen


Rentotapaus kotisivut: https://www.rentotapaus.fi/
Linktree linkit: https://linktr.ee/rentotapaus
Facebook: https://www.facebook.com/rentotapaus
Instagram: https://www.instagram.com/rentotapaus/
Youtube: https://www.youtube.com/@rentotapaus
LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/rentotapaus/
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/saara-hyvonen/


© 2025 Rentotapaus